Con queste parole un famoso giurista (Carnelutti) ha definito la funzione essenziale del notaio.

Questo significa che quanto più il notaio fa bene il suo lavoro - e cioè accerta ed interpreta la volontà delle parti che concludono un contratto e redige in modo conforme alla legge e con chiarezza le relative clausole - tanto meno c’è bisogno di ricorrere al giudice (e cioè tanto minore è il rischio che l’atto notarile sia fonte di cause).

Ed è per questo che il notaio non può ricevere atti espressamente proibiti dalla legge (art. 28 legge not.) ed ha l’obbligo di essere certo dell’identità delle parti (art. 49 legge not.) e di indagarne personalmente la volontà (art. 47 legge not.).

Si tratta di obblighi particolarmente severi la cui inosservanza comporta, oltre alla responsabilità civile, anche la responsabilità disciplinare del notaio (che può essere sospeso e nei casi più gravi destituito), e può essere fonte di responsabilità penale (per il reato di falso in atto pubblico).

Il notaio è un pubblico ufficiale istituito per ricevere gli atti tra vivi (cioè vendite, permute, divisioni, mutui ecc.) e di ultima volontà (cioè testamenti), attribuire loro pubblica fede, conservarli e rilasciarne copie, certificati (e cioè riassunti) ed estratti (e cioè copie parziali) (art. 1 legge not.).
L’atto redatto dal notaio è un atto pubblico, perché il notaio è autorizzato ad attribuirgli pubblica fede (perciò è un pubblico ufficiale). Come tale ha una particolare efficacia legale: quello che il notaio attesta nell’atto notarile (esempio: che ha letto l’atto davanti alle parti, o che una persona ha fatto o ha sottoscritto una dichiarazione davanti a lui) fa piena prova (cioè deve essere considerato vero, anche dal giudice), salvo che sia accertato il reato di falso. 

Il notaio, oltre a dover accertare la volontà delle parti e a dover consigliare loro il contratto o l'atto più idoneo a raggiungere il risultato pratico che esse si propongono, può svolgere un'attività di consulenza mediante la quale può anche influire sulla volontà delle parti, indirizzandola verso un risultato pratico diverso da quello inizialmente voluto, se lo ritenga opportuno per contemperare meglio gli interessi in gioco o evitare atti in frode alla legge o i cui effetti non siano chiari alle parti. Nell'esercizio di tale attività il notaio non deve però limitare o condizionare la volontà delle parti; ma può solo orientarla nella scelta dell'atto o degli atti che meglio realizzano un risultato giuridico corrispondente allo scopo pratico da esse liberamente e consapevolmente voluto. Quando lo scopo delle parti può essere raggiunto in più modi, il notaio deve spiegare loro in modo chiaro e completo il contenuto e gli effetti, giuridici degli atti che possono essere utilizzati per conseguirlo, e deve informare le parti dei relativi costi fiscali e professionali. Inoltre, per la sua particolare conoscenza del diritto civile, commerciale e tributario, il notaio può dare pareri (orali o scritti), soprattutto in materia di contratti, di successioni a causa di morte, di società, di imposte e tasse, anche indipendentemente dalla stipulazione di un atto notarile; e può svolgere la funzione di arbitro per le liti che possono formare oggetto di compromesso (cioè decidere, come un giudice privato, le liti per le quali le parti non si rivolgano all'autorità giudiziaria).
Il notaio, nell'attività di consulenza tributaria, ha il dovere di consigliare le parti a chiedere, quando ne ricorrano i presupposti, l'applicazione delle norme che prevedono agevolazioni tributarie.
Il notaio ha il dovere di non consigliare atti o procedimenti in frode alla legge o ai creditori o diretti ad evadere o ad eludere l'applicazione di leggi tributarie; e deve avvertire le parti dei pericoli e delle conseguenze che possono derivarne.

LA FORMA DELL'ATTO NOTARILE

Gli atti notarili possono essere atti pubblici o scritture private autenticate.
L'atto pubblico deve essere redatto dal notaio, mentre la scrittura privata può essere redatta anche da altri (e precisamente da chiunque). Il codice di deontologia notarile stabilisce che anche quando il notaio viene chiamato ad autenticare una scrittura privata redatta da altri (cioè dalle parti stesse o da professionisti, o da altre persone di loro fiducia) deve controllare che tale documento sia conforme alla legge e corrisponda alla vera volontà delle parti, anche mediante la lettura prima che sia sottoscritto. Perciò la differenza tra l'atto pubblico e la scrittura privata autenticata dal notaio si è molto attenuata. In pratica le differenze principali sono le seguenti: l'atto pubblico deve essere redatto dal notaio; se non è stato scritto personalmente dal notaio, deve essere da lui letto alle parti, che devono essere tutte presenti contemporaneamente davanti al notaio; deve essere scritto in lingua italiana (eventualmente, con la traduzione in lingua straniera) ed essere sottoscritto dalle parti e dal notaio nello stesso momento; deve essere conservato (salvo casi eccezionali) nella raccolta degli atti del notaio, ed è quindi soggetto al controllo del conservatore dell'archivio notarile; la scrittura privata può non essere redatta dal notaio può non essere letta dal notaio alle parti e può essere autenticata anche da più notai (ciascuno dei quali attesta l'autenticità delle firme e l'identità delle parti che hanno sottoscritto l'atto in sua presenza). Inoltre il notaio non ha l'obbligo di conservarla, ma può rilasciarla in originale alle parti. (Per gli atti soggetti a pubblicità immobiliare o commerciale, il codice deontologico stabilisce però che il notaio deve conservare nella raccolta dei suoi atti anche le scritture private, se le parti non ne abbiano chiesto la restituzione). 

IL CODICE DEONTOLOGICO DEI NOTAI

Con deliberazione del Consiglio Nazionale del Notariato n. 2/56 del 5 aprile 2008 è stato approvato il testo riguardante i principi di deontologia professionale dei notai, pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 177 del 30 luglio 2008.